企業のセミナー運営をシンプルに。正確なデータと質の高いフォローで成果を最大化

コロナ前、セミナーを開催して参加者に自社のサービスや製品を案内してきた企業も多いだろう。コロナ禍ではオンラインによるウェビナーが広く普及した。

一方で、苦労してイベントを開催したのにあまり成果に繋がらず、徒労感だけが残ってしまうケースも少なくない。現状、企業のイベント運営にどんな課題があり、どんな解決策があるのか。

名刺管理システムで知られ、昨年法人向けセミナー管理システム「Sansan Seminar Manager」を発表したSansanに話を聞いた。

現状、企業のイベント運営にはどんな課題があるのでしょうか？

鳴海　イベントの開催には経験やノウハウが必要です。初めての場合なら、何から手を付けたらよいか分からないケースもあります。実際は企画から集客、当日の準備など想像以上にタスクが多く、本番を終えるまでに疲弊してしまう要因になっています。コロナ禍で普及したウェビナーも場所を取らないため一見簡単に見えますが、実はやることが多くて一度開催した後に続かなかった企業も多いのではないでしょうか。

加えてウェビナーなどオンラインのイベントになると、申込時と参加時ではメールアドレス、氏名や会社名の表記などが異なるケースもあります。そうなると不正確なデータが残ってしまい、それらの統合にまた時間が取られてしまいます。

本当に大事なのはイベント後、しっかりとお客様をフォローしてせっかく持った接点が途絶えないようにすることです。

既契約や過去の接点の有無でフォローの仕方を変えた方が望ましいのですが、イベントまでの準備で手が回らなくなってしまう。結果として不参加の人にも御礼の連絡をしてしまうなどフォローの質が落ち、労力を割いたイベントが成果に繋がっていないと感じてしまうのです。

コロナ前は展示会などに参加すれば、用意された場所にお客様の方から来てくれていました。しかし、コロナ禍でそれができなくなり、自ら情報を発信してお客様との接点を作らなければならなくなりました。

イベントの運営自体をいかにシンプルにし、成果に繋げられるようするかが求められています。

その中で昨年、法人向けセミナー管理システム「Sansan Seminar Manager」を発表されました。その特長を教えてください。

鳴海　Sansan Seminar Managerは法人向けセミナー管理ツールです。訴求度の高い募集ページの作成から、申込状況の管理、参加者への自動通知、当日の受付対応、開催後のアンケート送付など必要な機能がすべて備わっています。ノウハウのない人でも誰もが簡単にイベントを運営できる仕組みになっています。

もちろんウェビナーにも対応しており、ZOOM、Teams Live Meeting、YouTubeといった配信ツールを用意するだけで、オフラインのセミナーと同様に開催することができます。

従来なら、例えば募集ページは社内のデザイナーが作成し、配信は外部ツール、参加者情報は別途保存され、事後アンケートは紙や外部ツールといったように複数のツールを使い分けなければならず担当者の負担増に繋がっていました。Sansan Seminar Managerはそれらが一つのツールとして集約されています。（一部実装準備中）

そのため誰が申し込み、当日参加したのかなどが、Sansan Seminar Managerの画面を見れば一目で分かります。その正確なデータを基にイベント後すぐに適切なフォローができるようになり、本来の目的である商談など成果に繋がるお客様との接点の数を増やすことができます。

発表後のお客様の反応はどうでしょうか？

お陰様で昨年の発表以降、80社近くの企業様に導入いただいています。

あるITコンサル業のお客様はSansan Seminar Managerを導入後、準備時間が大幅に短縮。その分、内容の充実に力を注ぎました。

イベントは参加者が来れば来るほど良いと思われがちですが、一方で参加者が増えれば増えるほど後々のフォローが大変になります。そこで、あえて業界や部署、役職などでターゲットを絞り、質の高いフォローをしていくのも一つの方法です。そのお客様も小規模ながら各業界に合わせたセミナーを毎月開催し、商談に結び付いています。

また、機械メーカーのお客様は自社技術の動画をオンデマンドウェビナーとして案内し、過去最高の商談化率を達成しました。動画をYouTubeで公開しただけでは誰が見たか分かりません。しかし、その動画をSansan Seminar Managerを通して案内すれば、どのお客様が動画を視聴したかが分かり、優先順位を付けてフォローすることができ、商談に繋がりやすくなります。

海外事業について教えてください

梅崎　海外ではシンガポールを拠点として主に東南アジア地域に、Sansan Seminar Managerのほか法人向けクラウド名刺管理サービスSansan、クラウド請求書受領サービスBill Oneを展開しています。日系企業だけでなく現地企業にもご利用いただいており、現在海外38カ国で弊社の製品が使われています。Sansan Seminar Managerは海外でも５月から展開しており、既に導入を決めたお客様もいらっしゃるほか、導入を検討しているお客様も多数いらっしゃいます。

海外ではたとえコロナが収束しても、オンラインのコミュニケーションを強化していきたいという企業が多いです。データを工数かけずに管理できるSansan Seminar Managerを活かして、時差が少ないアジアで国を跨いだウェビナーの展開や、既存顧客へウェビナー形式による新サービスの案内などをしたいという声も多く聞きます。

Sansan Seminar Managerの開発方針の１つに、グローバル対応が掲げられています。より多くの方が気軽にイベントが行えるように、まずは、英語表記のL P作成機能の開発を進めております。全世界の方に、出会いの場からイノベーションを起こしていただければと思います。

コロナを経てイベントの在り方も変わろうとしている中での展望を教えてください

鳴海　弊社は「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションにしています。過去、日本のイベント現場はあまりデジタル化が進んできませんでした。出会いの場であるイベントにテクノロジーを取り入れて、よりお客様がイノベーションを生み出す環境を創ろうと弊社はイベンテックに参入しました。

今後はオフラインの会場に参加者が集いつつ、オンラインでも視聴できるハイブリッドのような形が主流になって行くことが考えられます。リアルな出会いが少なくなっていくからこそ、より出会いそのものを大切にし、価値を高めていかなければなりません。弊社も企業が行うイベント全般の運営をより支援する製品を目指していきます。

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