脱・単純作業、脱・属人化でクリエイティブな時間を創出

2022.12月号

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20代で平均５回の転職「タイは人材の流動性が高い」
伝票や資料における紙文化と属人化した在庫の管理
システム導入・単純作業の解消が優秀な人材確保にも繋がる
業務改善は最初が肝心「課題と目標の共有」で士気向上

ACTY SYSTEM (THAILAND) CO., LTD.
ITを活用し、顧客の業務管理における効率化・統制強化を推進するソフトウェアメーカー。業務分析による課題抽出から改善フローの提案といったコンサルティングにも注力し、ニーズに合わせたパッケージシステム導入と個別ソフトウェア開発も可能。30名のタイ人SEの他、日本人SEが現地に８名在籍し、日本語によるサポートも行っている。

Managing Director 塚本裕司
明治大学卒。日本のシステム開発会社でプログラマー・SEとして従事し、2008年に渡タイ。12年にACTY SYSTEM (THAILAND)を創業し、今年で10周年を迎える。タイ国のNo.1会計ポータルサイト「タイ会計サービス比較.com」管理人。

上にある男性のイラストについて「一体、何者なのか」と気になっている人も多いのではないだろうか。その正体は、業務効率化に向けたソフトウェアの開発・販売やコンサルティング提供を行うACTY SYSTEM (THAILAND)のManaging Director塚本氏だ。近年は、コロナ禍における働き方やデジタル化に向けたオンラインセミナーを積極的に実施。告知に使われたイラストが広告塔として活躍している。

「さまざまなサービスが売買される時代に、やはり自分自身も広告塔として皆様の前に出た方がいいと感じ、５年ほど前からイラストを使用し始めました。そのおかげで、私自身を知らなくても、イラスト入りの名刺を見て『あのイラストの人だったんですね』と言われる機会が増え、初対面での相手との距離を縮める効果も感じています」（塚本氏、以下同）。

インタビューに答える塚本裕司氏

20代で平均５回の転職
「タイは人材の流動性が高い」

その親しみやすさは、イラストも本人も同様。タイ歴15年・エンジニア歴25年以上という自身の経験を基に、タイの日系企業、特に製造業や商社・卸業が抱える代表的な業務課題を危惧する。

まず１つは、タイ人の離職率の高さに対する捉え方だ。「タイ人を対象にしたある調査では、20代のうちに平均5回転職するという結果が出ています。転職をキャリア・アップとしてポジティブに捉える傾向が強く、１社につき平均2年で辞めるということです。会社側の原因を考えることはもちろんですが、日本とは異なる考え方があるという事実を念頭に置き、属人的な業務を社内から取り除いていくことが必要です。特に、個人で作成・使用するエクセル資料などを廃止し、社内共通のフォーマットで常にデータが共有できる、いつ辞めてもデータが確認できる環境に整えておくことが重要です」。

また、日本企業で働いたことがないタイ人には「引継ぎ」という概念がほぼないと同氏は言う。指示を出さない限り、業務内容の説明資料を残さず去ることが普通であり、引継ぎ業務はジョブディスクリプションに含まれていないためダブルワークと責められる場合もある。そういったリスクを回避するためにも、引継ぎが自然に成立する仕組みが必要だ。

伝票や資料における紙文化と属人化した在庫の管理

２つ目に、発注・請求伝票や作業報告書など紙の多用が挙げられる。製造現場においては、作業日報や機械設備のメンテナンスにも紙のチェックシートを用いることが多い。紙を使うことで手打ち入力による二次作業が発生し、数字の転記ミスなどが生じる可能性が高まることは周知の通り。加えて字が汚いことによる見間違いや、全く読めずに本人への確認作業がその都度発生してしまうという手間にも繋がる。

３つ目に、属人化した在庫の管理である。数量の多少を問わず、倉庫などの現場では担当スタッフによって製品・部品の場所や数が管理され、古い製品が奥に残ったまま結局は廃棄になるケースも少なくない。加えて、スタッフの急な不在や退職などにより状況を把握できないといった人的トラブルを抱えながら、紙とエクセル管理による現場のマンパワーで何とか対処しようとするケースも耳にする。

システム導入・単純作業の解消が優秀な人材確保にも繋がる

同氏は、前述した内容を含めた単純作業や属人化のリスクが伴う業務をITやAIの力に任せ、それ以外の思考が伴うクリエイティブな業務に時間を充てることが有益だと言及する。

「会社の成長・将来を考えるなら、スタッフには新たな企画や業務改善の具体的な進め方といった生産性のある業務をどんどん任せ、ルーティンワークになっている業務はシステム化していくことが今後益々求められてきます。クリエイティブな業務が増えることで、優秀な人材が自社に残る理由付けにもなるでしょう。優秀な人材こそ『単純作業は自分がやらなくてもいい』と思い、早期退職を図る人も少なくないですから」。

同社は、タイおよび周辺国で200社以上に導入されている業務管理ソフト「THOMAS GLOBE」や、タイ国内だけで2,300社に導入されているグローバル対応の中堅企業向け会計システム「SAGE 300 ERP」などの提供を通じ、販売・生産管理、会計・税務業務の正確性を高めると同時に、単純作業の解消へと導いている（上図参照）。

紙を多用する企業にはサイン業務の電子化を含めたペーパーレス化やAIによる紙伝票のデータ化・経理自動化、属人的な在庫管理を行っている企業にはバーコードによるリアルタイムでのデータ管理など、豊富なサービスと個別ソフトウェア開発を組み合わせた顧客ごとの柔軟な対応力が魅力だ。

業務改善は最初が肝心
「課題と目標の共有」で士気向上

新しいツールやシステムを導入する際、同氏が顧客（日本人マネジメント）に念を押すのが現場のタイ人への伝え方だという。　「突然、自分が常日頃行っている業務をシステムで代替すると言われたら、自分を否定されたと感じる人は多いでしょう。『一生懸命やっているのに、会社にとっては不要なのか』といった感情が湧き、大きな反対をしたり、反対をしないまでも心を閉ざしたりといった関係悪化に繋がります。

そうではなく、スタッフたちの日頃の業務に対する感謝を伝えた上で、『みんなの負担を減らすためにシステムを導入する』と説明することがスムーズな導入の鍵になると考えています。また一方的に押し付けるのではなく、課題と目標を社内共有することから始めましょう」。

同社ではコンサルティングの一環として、顧客のタイ人スタッフに日頃の悩み・困りごとを徹底的にヒアリングする。単に外から評価するのではなく、現場スタッフとのコミュニケーションを通して相談しやすい雰囲気を作る、現場目線がモットーだ。靄がかかったDX化への取り組みも、同社のサポートで現実になる。