中小企業社長兼経営コンサルによる、現場発-経営論

従業員の給与計算にあたって、気を付けるべき点は？

Ｑ： 従業員の給与計算にあたって、 気を付けるべき点は？

Ａ：個人所得税、社会保険、労災補償といった制度上の対応事項については過去にも紹介しています。

今回はそれら制度以外の部分で、貴社のコスト削減に資するかもしれない残業代・手当の内容と計算プロセスの見直しのススメという話をします。

そもそも、時間外手当・休日手当・通勤手当・被服費手当などのいわゆる「残業代」や「手当」は、法律上決められた最低支給基準金額を満たした上で、各社で詳細な内容や計算方法などが定められているかと思います。

もし、貴社の残業代・手当の内容と計算プロセスを見直したことが一度もないのであれば、ぜひ一度見直されることをお勧めします。残業代・手当の内容と計算プロセスが異常に複雑化しているため、例えば次のような作業が発生し、計算に膨大な時間・コストを費やしている可能性があるからです。

1. 残業時間の申請が全部紙ベースなため、全て目視で確認後、データを給与計算システムに手入力している
2. 残業時間の申請と他のデータ（例：工場入退出時間）が乖離している場合、何を正とするかというルールがないため、人事部が従業員に都度電話して内容を確認している
3. 給与計算システムはあるが、残業代・手当の計算ロジックが職位、部門などで異なるため汎用のシステムでは対応できず、システム外で従業員が計算し、入力している

恐らく残業代計算におけるルールの細分化や手当の追加設定は、過去にその都度何らかの合理性があってなされていたのだと思います。従業員が少ない間は、一時的に人力による対応も容認されていたのでしょう。

ただし、全体として見直されることなく複雑化していった仕組や対応方法が、そのまま数百人を超える従業員を抱える会社で残っていると問題が生じかねません。

例えば、１人当たり10分の作業時間でも、１０００人の会社では１万分と、従業員1人の１ヵ月分の労働時間に相当します。これは社内でやるべきことなのでしょうか。

この点、「システム化をすればよい」という単純な話ではないことに留意してください。システム化は業務の標準化を促します。複雑に組み上がった業務内容を維持しようとするとシステム導入ができない、あるいは、システムを導入したとしてもシステム外での対応が大半になり、目指していた業務の効率化にならないということが起こり得るのです。

ある会社では、ワークフローのデジタル化を目的としたシステム導入をタイ人スタッフに任せた際、既存の内容や計算プロセスをそのまま維持したため、システムにある機能を一切使用せず、従来通り既存の業務を紙で行い、情報を入力する先がシステムになっただけだった、という笑えない話も聞いたことがあります。

結局、既存の計算プロセスが妥当なのかを判断できるのはマネジメントしかいません。面倒に思われるかもしれませんが、ぜひ時間をとって取り組まれることをお勧めします。

弊社では、タイ会計基準の日本語訳を出版し、解説のための寄稿やセミナーの実施を行っています。また、いくつかタイ会計基準の日本語解説資料も存在します。

「何かタイに関する相談をしてみたいな」と思ったらBizWingsにどうぞ。